为规范我院财务报销工作，保证会计资料的真实、完整，提高会计工作水平，强化会计反映和控制经济活动的职能作用，根据《河北省行政事业单位会计基础工作规范》、河北省财政厅、教育厅等上级文件规定，结合我院实际，制定本规范。
一、报销签字“一支笔”负责人及审批权限
学院经费管理实行“一支笔”负责制。学院“一支笔”为学院院长，单位“一支笔”为单位负责人，专项经费“一支笔”为学院指定负责人，教学科研项目“一支笔”为项目负责人。
各单位经费报销由单位“一支笔”签字负责，单项经费开支超过5000元（含），须经单位分管领导审批。
经费开支单笔或总计超过3万元（含）的须报院长审批。
财务报销签字“一支笔”负责人，应严格执行资金审批权限，对本单位的财务管理工作和原始票据及相应报销附件资料的真实性、完整性负责。
二、报销票据规范及要求
（一）原始凭证规范
原始凭证是记录经济业务已经发生、执行或完成，用以明确经济责任、作为记账依据的最初的书面证明文件，在法律上具有证明效力。
原始凭证应具备以下内容：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称，经济业务内容。当经济业务内容涉及实物的原始凭证还应填写实物名称、规格、计量单位、数量、单价、金额、小写和大写金额合计，不涉及实物的原始凭证，要写明经济业务内容、款项用途、小写和大写金额合计。
从外单位取得发票或收据，必须印有税务部门或财政部门监制章，内容齐全并加盖出具单位发票专用章或财务专用章。发票抬头单位名称为：“河北师范大学汇华学院”，不得使用职工姓名、学部、部门名称或学院简称。不得使用“伪造发票、虚构发票、阴阳发票、无效发票、过期发票或白条”入账。
自制原始凭证如借款单、差旅费报销单、发放表、工资核算表等必须有经办人员和单位负责人或规定的其他人员签名或盖章。
根据税务局要求，学院不能报销能够抵税的“增值税专用发票”，只能报销“增值税普通发票”。经手人报销从外单位取得增值税发票时要注意，须是“增值税普通发票”，否则，不予报销。
原始凭证记载的各项内容均不得涂改，原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处加盖出具单位财务专用章或发票专用章，但原始凭证金额有错误的，必须由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
原始凭证中的大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收人签字。批量或单价金额超1000元以上的实物采购及修缮工程完工后应出具验收报告单。支付款项的原始凭证，必须有收款单位或收款人的收款票据。
职工因公借款的借据，必须由借款人亲自填写，并在规定的时间内报账或还款。
从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位记账联的复印件加盖发票专用章或财务专用章，由单位经办人写出说明并签字，经单位或项目报销“一支笔”审批签字，主管院领导批准后，可代作原始凭证。
原始凭证贴存要求。原始凭证及其附件的面积如果大于单据贴存单，应以贴存单为标准折叠齐整，要便于翻阅；面积如果小于贴存单，以业务发生时间先后为序，自左至右平整地粘贴，不准遮盖票面金额和编号。原始凭证务必分类粘贴，比如：耗材类、出租车类、汽油类、通行费类、书、印刷复印类、邮寄费、话费及网费类，不可混贴。报销数字计算准确，书写清晰、不能涂改。贴存单各项填写完全。用途栏应详细填写说明。
经手人和验收人必须是学院职工或项目组成员签字，负责人认真把关审核，不得代签。
（二）原始凭证的审核
真实性审核。各单位“一支笔”、业务经办人和验收人，认真审核经济业务发生的时间、地点和凭证日期、经济业务的内容是否真实，涉及实物收付的原始凭证，其数量、单价、金额是否真实准确。
完整性审核。财务报账人员审核原始凭证是否有收款单位印章、税务或财政部门监制章，审核“一支笔”、经办人和验收人是否签名，以及是否按照审批权限履行审批手续，审核应附的旁证材料是否齐全。
合法性审核。财务报账人员审核原始凭证上记录的经济业务是否符合国家财经、会计法律、法规、规章和高等学校会计制度以及本单位内部财务管理办法。
原始凭证记载不准确、不完整的予以退回，并要求按照规定进行更正、补充；对弄虚作假、严重违法的原始凭证，应当予以扣留，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究责任。
（三）记账凭证规范
记账凭证是学院财务部门会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料编制，载有反映经济业务的会计分录及简要内容，直接作为记账依据的书面文件。会计人员对编制的记账凭证永久负责。
记账凭证的填制除结账外，必须有原始凭证或调账说明作为附件凭证。
（四）记账凭证附件
一张原始凭证涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在首张记账凭证后面；一张原始凭证所列支出需要几个项目共同负担的，应当将其他项目负担的部分，分别进行结算，并填写项目资金分担说明。
记账凭证所附原始凭证的张数，应按构成记账凭证金额的原始凭证计算，原始凭证所附的附件加盖“附件”戳记，不作为记账凭证附件的张数。
（五）记账凭证稽核内容
所附原始凭证是否齐全；填制内容是否完整；金额是否正确，资金去向是否和原始票据一致；会计分录是否正确；项目编码和支票号是否正确；凭证编号有无重号、漏号现象。凭证更正是否符合规定。
（六）会计凭证传递程序
制单人员根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；稽核人员审核；出纳人员办理收付款事宜；装订保管。
（七）会计凭证的装订
会计凭证装订前，装订人员检查会计凭证及其附件是否齐全，编号从小到大是否连续，确认无误后装订。
每张科目汇总表及所附记账凭证连续装订成册；凡是有汇总原始凭证的，其所附的原始凭证均属附件，数量过多的原始凭证可以单独装订保管，在其封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。装订会计凭证要加封面、封底，封面上注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码。装订后，由装订人在装订线封签处签章。
各种经济合同和上级批准文件等重要原始凭证随会计凭证统一装订，因数量过多需单独装订应建立文书档案另编目录，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期、编号。
三、资金结算规范
（一）公务卡结算
学院正式聘任职工可按规定办理信用卡或指定一张银行卡作为公务卡用于公务消费。资金在1000元及以上、1万元以下的，可使用公务卡付款，凭发票及刷卡条直接报销。不慎丢失刷卡条的可凭公务卡对账单或银行交易流水提供证明。形成固定资产的需要进行登记并凭固定资产单一起报销。
公务出差时，购买车票、支付住宿费、会议费、培训费等，具备刷卡条件的，使用公务卡付款。
（二）转账结算
结算资金在1000元及以上的，须通过支票或电汇方式付款。可与对方协商，先取得发票，再到财务部门办理支票或电汇，不能取得发票的，办理借款并在规定的时间内报账。
（三）网上采购物资
网上采购物资结算金额不得超过5000元，报销时须附网上订单详情，采用到货付款方式划卡结算的须另附刷卡条。
（四）大额物资采购、工程类
单笔金额1万元及以上的采购支出（含劳务采购）、工程类结算报销时需要附比选招标手续、合同，工程类另附决算单及审计报告。对同一个事项，不得“化整为零”逃避比选招标报销。
（五）应收及暂付款
应收及暂付款是学院应收未收、暂时垫付或预付给有关单位或个人而形成的一种停留在结算过程中的资金，是有关单位或个人的一种资金占用。
1.应收及暂付款项坚持一事一借，一事一清，专款专用，前款不清、后款不借原则。
2.应收及暂付款项实行“一支笔”审批，指定专人负责。
3.出差人员借款，应在出差前持审批后的出差报销审批单及借款单到财务部门办理借款手续，返回后一个月内结清借款。
4.零星基建、维修工程及物资采购等项目，原则上无预付款，如合同、协议规定应支付预付款，则需由经办人填写借款单并附合同或协议到财务部门办理预付款手续，待项目结束后及时办理借款结清手续。
5.单位或个人借款不得超过六个月，确需延长时间的，需重新履行审批手续。
6.对于确定无法收回或办理核销手续的借款，由经办人、单位或项目负责人写明原因，分清责任，报院领导审批，财务部门按规定办理核销手续并在备查簿中保留登记。
四、财务报销几个具体问题
（一）发票
1.发票内容应具体详实，采购办公用品、文化用品、耗材、配件、试剂、实验用品等报销的，需同时附明细单，明细单应包含品名、规格、单位、数量、单价、金额、合计大小写、时间、开具人、经办人并加盖发票专用章。
各单位应建立办公用品等低值易耗品采购审批、入库、出库登记领用手续，详细记载其购买使用情况。
2.在大型商场、超市采购物资的，需附机打小票，无小票不予报销。机打小票不慎丢失的，可凭对方单位留存小票的复印件进行报销。
3.发票报销有效期为一年，超期不予报销。
4.由税务部门代开的发票除盖有代开发票专用章之外需加盖收款单位发票专用章或财务专用章，个人申请代开的发票必须由收款人和经办人签名或盖章。
5.师生因实习实践进入景点、展览馆报销的门票须印有税务部门监制章，报销人应同时提供实习实践活动安排审批文件，无监制章、无审批文件不予报销。
6.河北省客运发票06（随车票）、河北省客运发票（定额）、河北省长途汽车发票等“长条票”不予报销。
（二）出租车费
1.严格执行学院下达的各单位出租车经费预算，没有预算或超出预算的不予报销。各单位不得从其他项目调整出租车预算。质量工程项目经费没有出租车预算的也不得报销出租车票。
2.报销时应当在票据背面下方注明人员、事由、往返地点。
3.无日期、无起始时间以及汇总出租车票不予报销。
4.中层及以上人员、给予交通补贴的外聘教师不得报销出租车费。
5.一次性报销累计金额500元及以上、单额100元及以上的要填写报账附件说明。
（三）图书资料
报销图书资料，如发票上未开明图书书名等明细，须附机打小票或图书销售单位出具的图书资料明细表。按学院有关规定办理固定资产登记手续。
（四）劳务费
1.参照《河北省省级机关培训费管理办法》（冀财行〔2014〕14号），学院外请专家的讲座、培训费由教务处负责审批，执行以下标准（税后）：
副高级技术职称专业人员每半天最高不超过1000元；
正高级技术职称专业人员每半天最高不超过2000元；
院士、全国知名专家每半天一般不超过3000元。
2.学院正式聘任职工及长期聘任的劳务用工承担学院的任何工作发放的津贴补贴，应纳入当月工资薪金一并计税；
3.支付在校学生劳务费、长期聘用人员劳务费必须制作规定格式的电子表格。劳务费发至每个人卡上，不得发放到一人卡上。
4.发给外单位人员的劳务费、讲座费、报告费、专家咨询费等费用，应通过电子转账支付到个人银行卡上，必须预留对方“单位、姓名、身份证号、联系方式”等信息。确需发放现金的，必须由本人签字，不得代签。不得虚列人员名单、借用或冒用他人名义等手段套取现金。超过规定标准的劳务费按规定扣缴个人所得税。
（五）公务接待费
公务接待费开支范围：主要包括住宿费、餐费、交通费以及其他必要的开支。
1.公务接待费统一纳入各单位预算额度，在预算内据实支出，超支不得报销；
2.严格履行公务接待审批手续，按学院规定标准安排招待费用支出，不得安排烟、高档酒；
3.外请专家开会、讲座、评审鉴定等，如由单位承担住宿费的，报账时需附住宿明细表（姓名、单位、房间号）。如由单位承担城市间交通费的，可凭票据实报销，不得按差旅费管理办法规定报销伙食补助费及市内交通费。
（六）质量工程项目
1.质量工程项目（以下简称为项目）经费实行项目主持人负责制，由项目主持人签字负责并对资金使用、财务报销的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任；
2.项目经费根据项目任务书预算安排合理使用，严格按照《河北师范大学汇华学院教学改革项目经费报销细则》规定进行财务报销；
3.项目组成员外出进行调研、参加学术会议、实验测试等调研差旅费按学院差旅费管理办法执行，项目负责人及所在部门负责人共同签字后方可报销；
4.项目经费不得报销项目组成员私家车油费、保险费、路桥费、维修费等费用；
5.出版费或版面费，不论金额大小均需附录用通知，录用单位与发票开具单位应保持一致，不一致不予报销；
6.项目经费购买的图书、设备、专用软件等，纳入学院资产管理，并办理相关资产手续。
（七）差旅费
1.差旅费报销严格按照《河北师范大学汇华学院差旅费管理办法（试行）》相关规定执行，工作人员出差必须坚持先审批后出差的原则，出差前应填写“出差报销审批单”，经单位或项目负责人签字后方可出差。
2.工作人员报销差旅费时应持出差报销审批单第一联、差旅费报销单、会议或培训通知、机票及登记牌、车（船）票、住宿费发票以及其他相关费用票据到财务部门办理报销手续。
3.实际发生住宿而无住宿费发票的，一般不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。如果是住在自己家里或到边远地区出差，无法取得住宿费发票的，由出差人员说明情况并经部门主管院领导批准，可报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费，其他情况不予报销差旅费。
4.工作人员乘坐公共交通工具前往出差目的地，如只有单趟城市间交通票据或没有城市间交通票据，经部门主管院领导确认未乘坐单位公车，也可按规定报销伙食补助费和市内交通费。如乘坐单位公车，按标准领取伙食补助费、市内交通费不予领取。
5.工作人员不得驾驶私家车出差，不得报销私家车任何费用。
6.工作人员到石家庄市藁城区、鹿泉区、栾城区和井陉矿区公务出差按差旅费规定执行。
7.经批准，到外地开展学生实习、实践活动、学术交流、科学研究、调研、考察、参加会议或培训等活动的工作人员，对方安排并承担住宿费，而无法取得住宿费发票的，在《出差报销审批单》说明原因，经部门主管院领导批准后，报销城市之间的交通费，不发放活动期间伙食补助费和市内交通费。
8.出差人员不予单独报销出差期间的市内出租车票和地铁票。
9.根据省财政厅文件规定，往返驻地和机场的交通费在按规定发放的市内交通费内统筹解决,不再另外报销市区到机场的出租车票、地铁票和火车票。
10.出差人员符合乘坐火车软卧条件而改乘软座的，不给予车票差额补助。
（八）其他收入
1.按照河北省财政厅、教育厅关于“收支两条线”的规定，各单位从其他单位或个人收取的场地费、资产处置、租赁等与学院资产相关的收入，即时全部上交学院，不得坐收坐支。
2.任何单位不得在财务之外设立账外账，不得设置“小金库”，不得“公款私存”。
3.各单位上缴资产处置收入时，应提供资产处理明细表、主管部门批准文件。
4.财务部门应将收到的其他收入及时上缴国库，待返回后纳入学院其他收入。
河北师范大学汇华学院
2016年3月18日
