各学部、各部门
结合学院年度工作计划要点和疫情期间学院工作安排，为进一步推进落实疫情期间行政处工作预案，通过利用现代化办公手段，把做好疫情防控与充分发挥财务工作保障机制融入各项工作，财务部门开通防疫资金绿色通道，并调整报销、借款以及学生劳务发放等工作程序。现将疫情防控期间以及开学初期财务报销及相关流程说明如下：
一、开学前财务报销规定
为做好疫情防控，开学前提倡公务卡结算，除防疫物资采购、工资、学生补助及其他特殊业务外，暂不办理员工报销事项。急需付款事项由用款部门主管院领导与杨继清副院长联系，报销单据及相关材料可通过钉钉报销方式报财务审核备案后完成付款，开学后补充完善相关手续。
二、开学后财务报销流程
基本流程为：各部门准备材料-电子版财务预审核-负责人审核-钉钉上传报销单（签字照片）-报主管领导审核-报销付款。
注意事项：
1、疫情期间，建议各学部、各部门负责人指定专人负责收集财务已审核的报销资料，同意付款后使用钉钉报销功能完成线上审批并抄送财务。（钉钉报销功能使用说明详见附件1）
2、报销发票、发票清单、发放表等原始单据（与日常报销材料相同），应提前通过钉钉、QQ或微信联系会计人员线上审核，无误后再报领导审批以及通过钉钉提交报销的审批申请。
3、涉及图书、固定资产的采购，需联系基建与资产管理处做好资金登记手续，再予以办理报销；涉及需进行审计的工程项目，完成验收审计程序后再予以报销。
4、通过钉钉审批过后的报销业务，请各部门指定的专人将审批单与单据贴存单、发放表等按部门提交付款的顺序统一保管，待疫情结束后集中一次性交财务部门补签字后由财务账务处理并归档。
5、经各部门领导审批的付款事项，财务部门汇总整理报部门负责人及主管院领导汇报拟付款计划，并根据主管院领导审核意见，于每周五下班之前办理付款报销手续。如有特殊情况急需办理付款，由用款部门主管院领导与杨继清副院长沟通，电子版单据及相关材料报财务审核备案。
三、各付款业务报销材料
财务部门审核材料包括且不限于以下材料：纸质材料，图片、钉钉、微信、QQ等平台截屏。各部门根据业务类型按以下材料报财务人员网上审核。
（1）日常报销：正式发票及发票明细，打印的电子发票及发票验证单。网上购物：网购发票、带有实付款订单详情的截图。
（2）差旅费：差旅费审批单、报销单、往返车船费票据、住宿费发票以及相关培训通知、会议的邀请函等。
（3）讲座费以及其他劳务费：相关劳务费发放表以及讲座费审批单或会议纪要等。
（4）设备采购:设备采购发票，如达到相关文件约定条件的需要提供合同、采购审批单、验收单、固定资产分配单等。
（5）工程修缮、维修：工程修缮、维修的正式发票，如达到相关文件约定的条件的需提供合同、采购审批单、验收单、决算单以及审计报告单等。
（6）休学、保留学籍、退学等学杂费结算：审批后学籍变动审批单（包含微信、QQ等网络审批）、教材费结算单（包含电子图片等）。如需退款的需有退款的收条等。
四、其他说明
1、非接触式报销需严格遵循国家以及学院相关文件规定，提供的信息不全不予以报销。疫情期间可使用电子图片（如发票、合同、采购审批单、验收单等）作为报销凭据，待疫情结束后补全所有手续。
2、疫情期间请妥善保管好报销的所有原始凭证，如有丢失，后果自负。已报销的原始凭证丢失导致无法进行账务处理的，经向学院报告后，财务有权追回款项。
3、根据疫情防控形势和上级、学院要求，若相关财务有所调整，财务将通过网站、办公系统、QQ群等渠道另行通知。如有问题请与财务张启明联系，电话：13933858892。
附件1 钉钉报销使用说明
附件2 汇华学院疫情期间财务报销汇总表
行政处
2020年3月5日
