河北师范大学汇华学院会议室管理规定

为进一步加强对学院会议室的管理和使用，充分发挥其作用，提高利用率，特作如下规定：

一、学院会议室是指行政楼会议室、图书馆会议室、图书馆报告厅、北院一教412报告厅、体育活动中心会议室等学院公共会议室。

二、学院及各部门召开会议，应本着精简、高效、节约的原则进行，要规范管理，切实解决实际问题。

三、学院会议室由学院办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责安全、保洁以及对室内设备、家具的管理和维护。

四、学院办公室按照“部门会议服从院级会议，先预约先使用”的原则安排会议室的使用。如遇特殊情况，由办公室统一协调。

五、董事会、院务委员会、院党委等召开的全院性会议由学院办公室负责会场准备；部门工作会议及专项工作会议由相关部门负责会场准备。

六、使用会议室的部门可提前向学院办公室预约。使用部门一般在会议当天提前1小时到学院办公室领取钥匙。会议结束后使用部门应及时清理会场，保持会场整洁，锁好门窗，关闭供电开关，通知学院办公室检查会议室并交还会议室钥匙。

七、会议室的设备使用须由经过培训的专人负责。如有损坏，由使用会议室的部门负责。未经学院办公室同意，不得将会议室的设备及家具带出。

八、在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在学院办公室专人指导下进行，并在用后及时清除。

九、本规定自下发之日起执行，由学院办公室负责解释。

2014年11月4日