河北师范大学汇华学院档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强学院档案工作，提高档案管理水平，更好的为学院教学和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学院在招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案是学院发展进程的真实历史记录，是学院重要的基础性工作，学院应把档案工作纳入学院整体发展规划，学院档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中保管。

第四条 档案工作是学院各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。学院二级部门应将档案工作纳入发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 领导体制和机构设置

第五条 根据《普通高等学校档案管理办法》的规定，全日制在校生规模在1万人以上的学校应当设立综合档案室。

第六条 我院档案工作在院长领导下，由主管行政工作的副院长分管。综合档案室是学院办公室下设机构，由专人负责档案工作。各学部、各部门由本部门领导负责本部门的档案工作，并配备一名兼职档案工作人员。

第七条 综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案资源的中心。负责对学院档案工作统筹规划，制定规章制度，统一管理，对学院二级部门的档案工作实行指导、监督与检查。

第八条 综合档案室的管理职责是： 

（一）宣传贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作； 

（二）建立健全学院档案工作的规章制度和业务规范，对二级部门的档案工作进行监督、指导和检查；

（三）负责学院档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管等工作；

（四）编制检索工具，实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作；

（六）负责学院档案工作人员业务培训工作；

（七）开展档案工作检查评比活动，协助二级部门领导做好兼职档案员年终考评工作； 

第九条 专（兼）职档案人员职责是： 

（一）档案工作人员要热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。 

（二）负责本部门档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。 

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用。 

（四）接受上级业务部门及综合档案室的业务指导和督促检查。 

（五）维护档案材料的安全，做好保密工作，按规定及时向综合档案室移交档案。 

（六）对按照规定不向综合档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第三章 文件材料的积累、立卷和归档

第十条 我院实行档案材料形成部门立卷的归档制度：

（一）凡是学院在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校有查考和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的材料或实物都列入归档范围。

（二）学院档案工作纳入学院整体发展规划，各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

（三）学院二级部门的兼职档案工作人员应根据本部门的业务工作规律，将已办理完的文件材料及时收集、整理、归档、立卷。立卷人应按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，填写卷内目录及备考表，拟写案卷标题、注明密级和保管期限，由本部门负责档案工作的领导审查并签署意见后按时向学院综合档案室移交。

第十一条 各类文件材料的归档范围是：

根据《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)的规定，结合独立学院特点及我院的实际工作确定以下归档范围：

（一）行政类：上级有关独立学院管理的专项文件；学院董事会、院长办公会形成的各种章程、决定、决议、会议记录、纪要等材料；全院性规章制度，上级机关关于高校行政管理的综合性文件；学院各行政管理部门在工作活动中形成的各种文件；工作计划、总结等材料。

（二）党群类：主要包括学院党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级与学院关于党群管理的文件。

（三）学生类：学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。

（四）教学类：学院在教学管理、教学实践和教学研究等活动中产生的文件材料。主要包括上级关于教学工作文件；学院有关教学的规章制度、会议记录、纪要；教学工作计划、总结以及在招生、学科建设、学籍管理、课堂教学与实践、师资配备等方面形成的文件材料。

（五）基建类：在基建管理和工程项目建设、修缮、改建过程中形成的文件材料。主要包括项目申请报告及上级批复；设计、施工方案、图纸；承包合同、协议书；招标、投标文件；中标单位相关资质；审计、验收报告等重要资料。

（六）设备类：学院仪器、设备管理的规章制度、工作计划、总结；价值在1万元以上的仪器、设备的申购报告、领导批复；招标会议记录、纪要；定购合同；参标单位报价单、中标单位标书、验收报告等文件材料；各种国产、国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件；重要仪器、设备在接收、使用、维修、改进工作中产生的文件材料；本院仪器、设备移交清册、报废、调拨报告和批复以及仪器、设备综合性统计材料。

（七）外事类：学院派遣有关人员出国参加会议、考察、讲学、学习进修等材料；学院聘请境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展的校际交流、合作办学、管理境外学生的材料；学院授予境外人事各种称号的材料。

（八）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。

以上各类材料详细归档范围见《河北师范大学汇华学院档案归档范围和保管期限表》。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十二条 立卷原则和要求是：

（一）各类档案的立卷原则是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分保管期限和保密期限，不同密级、不同期限的档案应分别组卷。

（二）卷内文件材料必须准确反映学院在招生、教学、科研、管理活动的真实内容。制作和书写材料应质地优良，书绘工整，用纸标准，手续完备，利于长期保存。

（三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；证件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前，讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（四）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列。立卷视文件材料的多少而定。当同一问题、同一内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过200页；材料少时，可立薄卷。

（五）卷内文件材料编号，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷不编页号，应在每份文件的右上方编制件号。

（六） 每个案卷必须按规定逐件填写卷内目录，填写卷内目录时，对文件原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、时间的文件，要考证清楚，及时补上。声像材料应标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（七）卷内文件材料说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。立卷人、检查人签名不得打印必须本人填写。

（八）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号。案卷题名不超过50字。

（九）要去掉卷内文件上的金属物，破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。

（十）档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。各类文件一律用黑色炭素笔、钢笔书写或打印。杜绝使用圆珠笔或铅笔(包括领导签字)。

（十一）照片档案归档须注明时间、地点、背景、事件、人物、事由、摄影者。人物注明要求从前排左起、前二排左起、前三排左起……后排左起。

（十二）电子版资料存档要求：

1．字处理文件 

TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

2．图像文件

JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

3．图形文件 

图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

4．影像文件

MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

5．声音文件

WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

6．数据库文件

DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。

第十三条 各类档案材料归档时间：

（一）行政类、党群类在次学年的四月底前归档；

（二）教学类按学年归档；

（三）基建类档案应在项目完成后三个月内归档；

（四）设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档；

（五）财会类档案应于每年年终立卷，暂由财务部门保管，必要时移交学院档案室；

（六）声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档。

第十四条 学院二级部门向综合档案室移交档案时，必须办理交接手续,填写移交清单一式二份，双方清点无误后签字，各执一份存查。

第四章 档案的管理

第十五条 学院档案由综合档案室实行集中统一管理，学院综合档案室要按照国家有关档案管理规定与要求，对学院档案进行整理、分类、鉴定和编号。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便。

第十六条 根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》学院各类档案根据其价值分为永久保管、长期保管(16-50年)、短期保管(15年)三种期限。

反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、学生及社会有长远利用价值的，列为永久保管；反映学院一般工作活动的，在长时间内对学院、学生有查考利用价值的列为长期保管；在短期内对学院工作有利用价值的列为短期保管。各类档案保管期限详见《河北师范大学汇华学院档案归档范围和保管期限表》。

第十七条 对保管期限已满，已失去保存价值的档案，要在分管档案工作的副院长领导下，由学院综合档案室会同有关部门负责人共同鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。销毁档案时须有二人以上监销，监销人员要在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。凡未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条 档案密级的划分，应由立卷单位确定后用铅笔标明在案卷封面上，然后由学院综合档案室和保密负责人审查、调整。

第十九条 学院综合档案室应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子版保管。定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应立即向有关领导报告，及时处理。

第二十条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定由学院负责档案工作的领导同意后办理，保密档案应设专柜或专人保管。存放声像、电子等特殊载体档案应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十一条 学院中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十二条 档案库房要有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光安全措施及设备。库房管理要建立、健全有关规章制度，由专人负责。定期检查档案的保管情况，发现问题及时向领导报告并进行处理。

第五章 档案的利用和公布

第二十三条 学院综合档案室应当按照国家有关规定公布档案，未经学院授权，其它任何组织和个人无权公布学院档案。

我院档案属于下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成部门限制利用的；

(五)我院重要的会议记录。

第二十四条 学院综合档案室所保存的档案主要供本院利用，在提供利用时须遵循下列规定：

（一）其它单位或个人需要查阅时应持合法证明，说明利用档案的目的和范围，履行相关登记手续后可以查阅或复制，保密档案或重要档案应由主管领导签字后方可查阅。

（二）本院工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本部门归档的档案，若查阅其它部门归档的、带有密级的、限制使用的档案，须持证明信并经立卷部门负责人同意后方可查阅。

（三）特殊组织和个人需要利用学院档案的必须经主管院长批准。

第二十五条 查阅档案必须严格遵守阅览制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不得带到公共场所和家中，不得折损、涂改、转借、遗失，归还档案时档案室人员要认真检查、注销。如有破损、丢失档案者，应及时报告学院领导，严肃处理。

第二十六条 学院综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构，加盖档案室公章的档案复印件，与原件具有同等效力。

第二十七条 学院综合档案室应积极做好档案宣传工作，编制必要的检索工具、提供开放档案目录、全宗指南等为利用档案创造便利条件。 

第六章 考核、奖励与处罚

第二十八条 学院档案工作纳入各专(兼)职档案工作人员职责范围，纳入年终考核项目，学院定期对档案工作进行检查、考评与总结。对于工作突出的部门和个人，学院给予表彰和鼓励。

第二十九条 因玩忽职守造成档案损坏、丢失、泄密、涂改或擅自销毁档案的人员，学院将对责任人根据情节轻重，给予相应处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。各学部、各部门凡不按规定归档和不按时移交档案的，学院将对各部门负责领导和档案管理员给予相应的批评或处分。

第七章 附 则

第三十条 本办法由行政处负责解释，自下发之日起实行。

                                                                                                                                   二○○八年十二月二十八日