河北师范大学汇华学院院长信箱管理办法

第一条 院长信箱是学院与师生员工的沟通桥梁和联系纽带，是学院领导听取师生呼声和要求的渠道，是为师生排忧解惑的窗口。为了更好地发挥院长信箱的作用，规范院长信箱的管理与运行，特制定本办法。

第二条 学院网站主页设立院长电子邮箱。

第三条 为使师生员工和社会各界人士利用好院长信箱这一信息渠道，保证信息质量，充分发挥院长信箱的功能，对院长信箱的信息内容提出如下要求：

（一）全院师生员工可通过院长信箱反映工作、学习、生活中出现的问题，欢迎对学院工作及时提出建设性意见。

（二）写信人应署真实姓名，在信中留具体联系方式（姓名、单位、邮箱地址、电话），以便学院对所反映的问题进行核实与回复。

（三）邮件内容应当真实准确，事实清楚，有据可查。

第四条 院长信箱的信息由院长直接受理，同时授权学院办公室，指派专人做好院长信箱管理工作。院长信箱来信的处理程序如下：

（一）受理

院长信箱由院长每天上午8：00收阅一次。

（二）转办 

1、根据院长批示，学院办公室对收到的来信进行分类、登记、编号，将需处理事项材料转发相关部门办理。

2、承办部门应按照“谁主管、谁负责”的原则，实事求是、及时妥善地对来信事项作出客观公正的处理，不得推诿、敷衍、拖延。

3、承办部门办理来信事项的期限原则上不超过3个工作日，自收到事项材料之日起算；情况复杂的，经院领导批准，可以适当延长办理期限。

4、学院办公室对来信办理情况进行督查督办，必要时进行协调。

（三）答复

1、承办部门应在办理期限内将来信事项办理结果反馈学院办公室。

2、学院办公室汇总反馈结果，并向院长报告来信事项办理结果。对需要并能够答复的来信及时进行答复，答复方式根据来信情况可采用公开或单独回复方式。

3、已办结的来信相关资料要存档。

第五条 院长信箱的来信和相关资料应注意保密，不得向无关人员透露，任何人不得将来信检举、揭发的材料及有关情况透露或者转给被检举、揭发的部门或个人。与来信事项或者来信人有直接利害关系者，应当回避。违反本规定的，将视情况给予严肃处理。

第六条 本办法自发布之日起施行，由学院办公室负责解释。

                                                                                                                                                二○一二年十一月五日