河北师范大学汇华学院会议管理暂行办法

为进一步规范学院会议管理,提高行政工作效能,根据学院实际,特制定本办法。

第一条 学院及各部门召开会议，应本着精简、高效、节约的原则进行，要规范管理，切实解决实际问题。可通过协商或下发详细文字材料解决问题的事项，均不必召开会议。会议应做到目的明确、材料齐全、议题清晰。

第二条 会议的分类及组织：

（一）董事会会议，参加者为董事会成员，设会议记录1人。

（二）董事会扩大会，参加者为董事会成员、学校领导、合作方领导、学院领导，设会议记录1人。

（三）院长办公会，由院长召集，参加者为学院领导、院务委员及有关部门负责人，设会议记录1人，由学院办公室负责组织。

（四）院党委会，由学院党委书记召集，参加者为学院党委委员，设会议记录1人，由学院办公室负责组织。

（五）学院专项工作会，由学院办公室组织。

（六）以学院名义召开的全院性会议和需要各单位主要负责人参加的综合性会议，由学院办公室组织或由学院办公室协同相关部门共同组织，有关部门配合。

（七）各类业务会议由业务主管部门负责组织。

（八）各类学术会议（研讨会、报告会、讲座等）由具体主办（承办）单位牵头组织，有关职能部门协助。

（九）为解决各种紧迫问题的现场办公会由指定部门负责组织，相关部门配合。

第三条 会议审批和会议通知程序。全院性及综合性会议由学院主要领导审批，学院办公室发布通知；要求各单位负责同志参加的各类业务会议由主管院长审批、报学院办公室备案，由各业务主管部门发布会议通知。

第四条 召开各种业务会议，除主管院领导出席外，一般不安排其他院领导参加。

第五条 会议材料的准备由会议主办单位负责。会议材料准备包括材料撰写、打印、装订、分发等。

第六条 会场准备由会议主办单位负责。会场准备包括会场预定、制作会标、主席台座次排定、会场座位安排、音响、多媒体、花草等。

第七条 会议组织者应根据需要做好出勤的统计工作。学院召开的大中型会议实行个人签到，规模较大的会议实行部门领导签到。会议结束时，组织者可对各部门的出勤情况进行检查或抽查。

第八条 与会人员应做到不迟到，不早退，有事不能参加会议应提前请假，有事离开会场需向会议组织者请假，会议期间应关闭通讯工具或调到无声、震动状态，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事；与会人员应保持良好的会风，注意言谈举止，力求言简意赅，紧扣会议主题，对秘密事项负有保密的义务。

第九条 各类会议主办单位，在会议结束后负责尽快整理会议记录，编写会议纪要，检查会议决议、决定的执行与落实情况。同时将院领导重要的即席讲话整理成文稿，连同会议纪要，一并送学院办公室编发信息。

                                                                                                                                                  二○一○年九月十一日