河北师范大学汇华学院公章使用管理规定

第一章 总则

第一条 为了进一步规范学院公章的使用与管理，保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护学院利益，杜绝不法行为的发生，特作如下规定。

第二章 印章的刻制

第二条 学院各类印章的刻制由学院办公室负责。各部门需刻制或更换公章，必须将正式申请交至学院办公室，经院长批准，由学院办公室凭学院介绍信统一到公安机关指定制作单位办理刻制手续。

第三章 印章的启用

第三条 学院各类新印章要由学院办公室做好戳记，并留样保存，以便备查。

第四条 新印章启用前应由学院办公室下发书面正式文件，通知启用日期、发放单位和使用范围。

第四章 印章的使用

第五条 公章使用、管理应坚持部门负责、专人管理、责权一致的原则。学院办公室负责学院公章的使用管理。各部门负责本部门公章的使用管理。公章使用一律办理用印登记，填写《公章使用登记表》，以备检查。

第六条 对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。 

第七条 以学院名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，需由主管院领导在《汇华学院印章使用审批表》上签字，方可加盖学院公章。以学院名义签订的合同、协议书等，部门负责签订的需由所在部门的主管领导在《汇华学院印章使用审批表》上签字，方可加盖学院公章。

第八条 因公出差、联系业务、参加各种会议等经主管院领导批准方可开具加盖学院公章证明信、介绍信。

第九条 各部门颁发的荣誉证书、获奖证书及其他证书等，加盖学院公章，必须有部门领导和主管院领导在《汇华学院印章使用审批表》上签字。同时，须提供盖有部门公章的获得证书人员名单1份。

第十条 本院师生办理私人事务，必须要加盖院级公章的，需持相关证明信。学生要持有辅导员签字的学部证明信、学生证方可办理；员工要持有所在部门领导签字的部门证明信，特殊情况的须有院领导签字。

第五章 印章的管理

第十一条 各部门的公章管理人员要尽职尽责、不徇私情。严禁以职谋私，以章谋私。未经部门领导批准，公章不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，要经部门领导批准并严格履行交接手续，做好有关记录。

第十二条 公章要妥善保管、防止盗用，不得转借、私自带出，不得随意乱放。如确需在校外使用公章时，必须请示部门领导同意并签字后由管理人员带出并按时归还，下班时间和节假日期间应采取防盗措施。

第十三条 工作人员使用公章要坚持原则，严格把关，严禁以任何理由在空白介绍信和空白表格上加盖公章。

第十四条 盖章后出现的意外情况由批准人负责，公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。 

第十五条 在公章管理和使用过程中如遇特殊情况或出现重大问题，应及时向学院主管领导汇报，不得擅自处理。

第十六条 各部门领导要经常检查公章使用、管理情况，发现问题及时解决。

第十七条 在印章管理和使用过程中出现问题，应及时向院领导汇报。

第六章 印章的停用

第十八条 有下列情况，印章须停用：

（一）学院及其他部门名称变动；

（二）印章使用损坏、失或被盗； 

（三）印章遗声明作废。

第十九条 印章停用时须经院长批准，及时将印章送学院办公室封存或销毁，并建立印章上交、存档和销毁的登记档案。

第七章 附则

第二十条 本办法自发布之日起施行，由学院办公室负责解释。如原有规定与本规定不一致的，以本规定为准。

                                                                                                                       二○一○年九月十日