河北师范大学汇华学院公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使我院公文管理工作做到规范化、科学化、制度化，提高学院公文质量和公文处理效率，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）和《党政机关公文格式标准》（GB/T 9704—2012）等规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条 公文是学院在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是学院依法办学和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 学院办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院公文处理工作并指导校内各单位的公文处理工作，各单位负责管理各自公文处理工作。

第二章 公文种类

第五条 学院各单位应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。适用于学院的公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

（二）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。 

（九）批复。适用于答复校内各单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第六条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十五）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。 

（十六）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。 

第七条 学院公文版头的主要形式及适用范围：

（一）“河北师范大学汇华学院董事会文件”。用于学院董事会发布决定，部署全局性工作，向上级机关请示、报告工作等。此版头适用于以学院董事会名义制发的各类文件。

（二）“河北师范大学汇华学院文件”。用于学院发布规章制度，发布通知、决定，部署全局性工作，转发上级机关的文件，批转学院有关部门的报告、意见等文件，向上级机关请示、报告工作等。此版头适用于以学院名义制发的各类文件。

（三）“中共河北师范大学汇华学院委员会文件”。用于学院党委发布通知、决定，部署工作，转发上级机关的文件，向上级机关请示、报告工作等。此版头适用于以学院党委名义制发的各类文件。

（四）“河北师范大学汇华学院监察委员会文件”。用于学院监察委员会发布通知、决定，部署工作等。此版头适用于以学院监察委员会名义制发的各类文件。

（五）“河北师范大学汇华学院学位委员会文件”。用于学院学位委员会发布通知、决定，部署工作，转发上级机关的文件，向上级机关请示、报告工作等。此版头适用于以学院学位委员会名义制发的各类文件。

（六）“河北师范大学汇华学院”（信函格式）。用于学院向无隶属关系的有关部门或单位请求批准，商洽工作；审批答复校内各单位的请示事项；要求校内各单位执行或者周知的一般性事项等。

（七）“中共河北师范大学汇华学院委员会”（信函格式）。用于学院党委向无隶属关系的有关部门或单位请求批准，商洽工作；审批答复学院各党总支、直属党支部的请示事项；要求学院各党总支、直属党支部执行或者周知的一般性事项等。

（八）“河北师范大学汇华学院会议纪要”。用于学院记载、传达董事会会议、院长办公会议、党委会会议或者其他重要会议的情况和议定事项。

第八条 学院发文编号规定如下，例：

（一）院董事会文件使用“院董字〔××××（年度）〕××号”。

（二）学院文件使用“院字〔××××（年度）〕××号”。

（三）学院党委文件使用“院党文〔××××（年度）〕××号”。

（四）学院监察委员会文件使用“院监字〔××××（年度）〕××号”。

（五）学院学位委员会文件使用“院学位字〔××××（年度）〕××号”。

学院各项业务工作文件可以选用“院办字〔××××（年度）〕××号”、“院教字〔××××（年度）〕××号”、“院学字〔××××（年度）〕××号”、“院行字〔××××（年度）〕××号”、“院后字〔××××（年度）〕××号”、“院保字〔××××（年度）〕××号”等编号。

第九条 公文排版格式参见附件。 

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。学院内部要精简文件，同时要充分发挥各职能部门的作用，尽量减少学院发文。

第十二条 属于学院部门职责范围内的具体问题，应当直接联系学院有关单位处理，不得向学院行文要求解决。

第十三条 各单位之间对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。如擅自行文，学院应当责令其纠正或撤销。

第十四条 学院下发的重要公文，如有必要，应当同时抄送上级机关。

第十五条 “请示”应当一文一事，主送一个单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十六条 各单位向院领导的请示不属于公文范畴，须经两个以上（含两个）院领导批示的事项，由学院办公室统一办理。

第十七条 各单位必须经分管院领导批准，才可以在校内行文。各单位未经允许不得向校外行文。 

第五章 公文拟制

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条 公文拟制程序：拟稿→校对→初核→打印清样→填写公文稿纸首页→签署意见→领导批示。

（一）拟稿。以院字、院党文等文号制发的公文，一般由学院办公室负责草拟，业务性公文由业务归属单位草拟。对于涉及多个单位职权范围的公文，由主办单位与有关单位协商草拟。拟稿时注意事项：

1.须一律使用规定的A4型纸打印并准备电子版文稿（审改、签批公文一律用钢笔或签字笔）。

2.用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“20××年”简写成“××年”一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。

3.公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。 

4.引用公文应先引标题，后引发文字号。

5.起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。

（二）校对。以院字、院党文等文号制发的公文，由学院办公室人员负责校对。以院教字、院学字等文号制发的公文，由相关业务部门工作人员校对。

（三）初核

1.学院制发的公文，均先由拟稿人所在相关部门负责人初核，再由学院办公室从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文，学院办公室可将文稿退回拟稿部门进行修改。

2.凡涉及几个部门工作的院级公文，先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见，再送学院办公室进行核稿。公文送交学院办公室核稿的时间应比正式发文时间提前2个工作日以上。

（四）打印清样。文稿经审核无误后，应按公文格式标准，用A4打印纸打印清样。以院字、院党文等文号制发的公文，由学院办公室经办。以院教字、院学字等文号制发的公文，由相关业务部门负责打印清样。

（五）填写公文稿纸首页。拟稿人负责填写公文稿纸首页中拟稿、主送、抄报（送）、标题等栏目，校对栏目由校对者签名。

（六）签署意见。以院字、院党文等文号制发的公文由拟稿人将校核后的文稿、公文稿纸首页、附件及电子文稿等报送学院办公室，对于符合要求的公文，根据需要送分管院领导签署意见；以院教字、院学字等文号制发的公文，由相关业务部门人员将校核后的文稿、公文稿纸首页、附件等直接呈送分管院领导签署意见。涉及两个或两个以上业务部门联合行文时，需分管院领导会签。

（七）领导批示。学院文件统一由学院办公室最终呈送领导批示。学院董事会制发的公文，由董事长批示。学院制发的公文由院长批示。学院党委制发的公文，由学院党委书记批示。学院监察委员会制发的公文，由学院监察委员会主任批示。学院学位委员会制发的公文，由学院学位委员会主任批示。批示内容包括：是否同意发文，批示人（签署全名）、批示时间（注明年、月、日）。

第六章 公文办理

第二十条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十一条 收文办理主要程序是：

（一）收文登记。对收进的文件、电传等，由学院办公室签收、拆封、登记。院领导亲收件，交本人拆封。亲收人认为需要学院存查或处理的，可以交学院办公室按收文登记办理。

（二）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见送相关院领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（五）催办。应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。         

（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十二条 发文办理主要程序是：

（一）复核。院领导已签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印刷份数并详细记载。

（三）印制。公文印制要使用相关版头A4型纸打印。除会议纪要，一般文件用印与落款一致。公文印制必须确保质量和时效。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十三条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章 公文管理

第二十四条 学院各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十五条 学院内部行文通过校园网络办公系统发布，这类电子公文与纸质公文具有同等效力。同时按照档案管理的有关要求印制适量的纸质公文存档。学院各单位需使用纸质公文的，由使用单位复印。

第二十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经相关院领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十七条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。 

第二十八条 不具备归档和保存价值的非秘密公文，经过鉴别并批准后，可以销毁。销毁秘密公文须经院领导批准，严格进行登记，并由批准人签字。 

第二十九条 校内单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交档案室。工作人员离岗离职时，所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附 则

第三十条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十一条 本办法未明确规定的公文处理工作事项，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）和《党政机关公文格式标准》（GB/T 9704—2012）办理。

第三十二条 本办法自2014年2月1日起施行。2009年6月10日印发的《河北师范大学汇华学院公文处理办法（试行）》停止执行。

                                                                                                                           2014年1月17日